Porozumienie

w sprawie zakresu współpracy

dotyczącej realizacji projektu „Archiwa Przełomu 1989-1991"

 pomiędzy Kancelarią Senatu i Kancelarią Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej  

W celu zapewnienia realizacji - objętego Honorowym Patronatem Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej - wspólnego projektu Kancelarii Senatu i Kancelarii Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej pod nazwą „Archiwa Przełomu 1989-1991", zwanego dalej „Projektem", którego zadaniem jest utworzenie ogólnopolskiego cyfrowego katalogu zbiorów dotyczącego polskiej transformacji lat 1989-1991 oraz chronienie i upowszechnianie dziedzictwa narodowego, zasad solidarności, tolerancji i wolności, strony: Kancelaria Senatu - reprezentowana przez Szefa Kancelarii Senatu Panią Ewę Polkowską i Kancelaria Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej- reprezentowana przez Szefa Kancelarii Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej Pana Jacka Michałowskiego, zawierają niniejsze porozumienie.

§1.

1. Strony uznają się za inicjatorów i organizatorów Projektu, deklarując obustronną współpracę, która ma na celu:
   1)    udostępnienie w Internecie kopii cyfrowych oryginalnych dokumentów, materiałów ikonograficznych, audiowizualnych oraz kopii cyfrowych eksponatów z pierwszych lat transformacji ustrojowej, politycznej, gospodarczej, kulturowej i społecznej;
   2)    ułatwienie społeczeństwu dostępu do źródłowych materiałów dotyczących najnowszej historii naszego kraju;
   3)    ocalenie dla przyszłych pokoleń i utrwalenie w pamięci narodowej ważnego rozdziału z najnowszej historii Rzeczypospolitej.
   
2. Współpraca między stronami odbywać się będzie na zasadach porozumienia, otwartości i dobrej woli oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

§2.

Strony deklarują:

1)       wspomagać się wzajemnie w realizacji Projektu;

2)       wspólnie planować i konsultować działania związane z realizacją Projektu;

3)       wymieniać informacje o napływie, gromadzeniu i powiększaniu zasobu archiwalnego oraz o aktualnych działaniach podejmowanych w zakresie realizowanego Projektu;

4)       wspólnie uzgadniać i przyjmować jako obowiązujące jednolite ustalania dotyczące założeń i wymogów technicznych związanych z Projektem;

5)       podejmować wspólne działania w zakresie pozyskiwania partnerów do Projektu i na bieżąco wymieniać informacje na ten temat;

6)       prowadzić wspólne działania w obszarze komunikacji społecznej, informacji oraz zamierzeń promocyjnych dotyczących realizacji Projektu;

7)       uzgadniać wysokość planowanych kosztów i innych nakładów oraz wspólnie ponosić wydatki związane z realizacją Projektu;

8)       współorganizować - według wspólnie ustalanych tematów i terminów - seminaria i konferencje związane z Projektem.

§3.

1. Strony postanawiają, że do zarządzania Projektem ustanawia się Zarząd Projektu Archiwa Przełomu, zwany dalej „Zarządem", który tworzą: Szef Kancelarii Senatu i Szef Kancelarii Prezydenta RP.
2. Zarząd powołuje Radę Programową i Zespół Koordynacyjny.
   

1)   Rada Programowa jest społecznym ciałem o uprawnieniach opiniodawczo-doradczych. Cele, zadania i strukturę Rady określa jej statut nadawany przez Zarząd.

2)    Zespół Koordynacyjny, zwany dalej „Zespołem", tworzony jest przez strony Projektu spośród pracowników Archiwum Senatu i Archiwum Prezydenta RP (przy równej reprezentacji). Zespół zbiera się w zależności od potrzeb, nie rzadziej jednak niż raz na miesiąc. Cele, zadania i strukturę Zespołu określa Regulamin Działania Zespołu Koordynacyjnego nadawany przez Zarząd.

§4.

1. Strony uzgodniły, iż na każdy rok kalendarzowy, poczynając od dnia 2 stycznia danego roku, będą ustalać harmonogram zadań i plan wspólnych wydatków związanych z realizacją Projektu.
2. W celu uruchomienia Projektu w Internecie Kancelaria Senatu podjęła działania związane z dzierżawą środowiska internetowego na potrzeby Projektu.
3. W celu udostępnienia użytkownikowi informacji o miejscu przechowywania materiałów źródłowych, Kancelaria Senatu rozpoczęła wdrażanie aplikacji będącej przewodnikiem po zbiorach w formie interaktywnej mapy Polski zlokalizowanej na portalu internetowym Projektu.
4. Kancelaria Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej i Kancelaria Senatu podjęły działania zmierzające do uruchomienia aplikacji HERMES, pozwalającej uczestnikom Projektu na katalogowanie i archiwizowanie i przesyłanie materiałów źródłowych prezentowanych w Projekcie.
5. Zespół Projektu będzie każdorazowo określał podział prac związanych z pozyskanymi nabytkami od osób prawnych (instytucji, jednostek organizacyjnych) oraz osób fizycznych, obejmujących skanowanie, archiwizowanie i transfer danych do systemu ZEUS, a następnie do internetowego katalogu zasobów, zlokalizowanego na portalu Projektu.
6. Zespół określi zasady przyjmowania i obiegu korespondencji dotyczącej Projektu (m.in. akcesu, informacji o materiałach - zasobach związanych z Projektem lub przesłania ich kopi cyfrowych).

§5.

1. Każda ze stron ponosi koszty związane z utrzymywaniem i administrowaniem bazy danych.
2. Koszty utrzymania i administrowania środowiska internetowego pokrywane będą na zasadzie partycypowania w równej mierze przez obie Strony Projektu. Kancelaria Senatu zobowiązała się do samodzielnego poniesienia niniejszych kosztów i administrowania kompletnym, internetowym środowiskiem Projektu w roku 2013.
3. Koszty związane z organizacją dorocznych seminariów i konferencji ponosi strona organizująca. Wydarzenia w tym zakresie będą organizowane przez Strony przemiennie.
4. Koszty delegacji oraz koszty administracyjne związane z pozyskiwaniem materiałów i utrzymywaniem kontaktów z instytucjami współpracującymi w realizacji Projektu pokrywane będą ze środków własnych Stron.
5. Strony oświadczają, że przysługują im licencje do programu obsługującego bazę danych a prawo administrowania bazą danych przysługują w równym stopniu każdej ze Stron Projektu.

§6.

1. Porozumienie zawiera się na czas nieokreślony.
2. Każda ze Stron może rozwiązać porozumienie za uprzednim, sześciomiesięcznym, wypowiedzeniem.
3. Rozwiązanie porozumienia przez jedną ze Stron następuje po uzgodnieniu zasad kontynuowania Projektu przez Stronę przejmującą Projekt lub po zakończeniu prac związanych z jego realizacją.

§7.

Niniejsze porozumienie sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach - po dwa dla każdej ze Stron.

§8.

Porozumienie wchodzi w życie z dniem podpisania.