Archiwa Przełomu

Tryb współpracy

Pierwszym krokiem jest nawiązanie kontaktu i wyrażenie chęci współpracy w ramach projektu. W zależności od tego, czy potencjalny partner jest instytucją, organizacją, partnerem prowadzącym projekt, czy też osobą prywatną, proponujemy następujące etapy współpracy:

1. Zapoznanie się z założeniami projektu, informacjami na temat realizacji projektu oraz proponowanymi przez nas narzędziami: katalog zasobów on-line, aplikacja „Hermes” (do opracowywania zbiorów), aplikacja „Afrodyta” (przewodnik po zasobie). Materiał dostępny na portalu. Zawsze warto zadzwonić lub do nas napisać w razie wątpliwości. Chętnie odpowiemy na wszystkie pytania.

2. Przeprowadzenie przez Państwa wstępnej kwerendy i wytypowanie materiałów mogących wejść w skład zasobu cyfrowego projektu. Wyniki kwerendy można przesłać do Archiwum Senatu lub Archiwum Prezydenta RP pocztą konwencjonalną lub e-mailem. W razie pytań pracownicy archiwów udzielą wskazówek.

Istnieje możliwość przeprowadzenia przez nas kwerendy w Państwa zbiorach, jeżeli z różnych przyczyn niemożliwe jest dokonanie tego przez partnera.

Jeśli partner jest osobą prywatną, prosimy o przejrzenie swoich zbiorów i pamiątek. Następnie wystarczy do nas zadzwonić, a przyjedziemy sporządzić wykaz materiałów, które nas będą interesowały. Można nas również odwiedzić w Archiwum Senatu lub Archiwum Prezydenta RP.

W 2013 r. została udostępniona aplikacja, tzw. przewodnik po zasobie „Afrodyta” – interaktywna mapa, która prezentuje wyniki przeprowadzonych przez Państwa kwerend, a jednocześnie jest drogowskazem odpowiadającym badaczom na pytanie: gdzie szukać źródeł?

3. Zamieszczenie wyników kwerendy na portalu przez realizatorów projektu z zachowaniem informacji o autorze opracowanego wykazu. Wyniki kwerend przeprowadzonych przez instytucję zamieszczamy w przewodniku po zasobie „Afrodyta”, zaś spisy materiałów prywatnych kolekcji w zakładce O nas/Partnerzy projektu/Osoby prywatne pod nazwiskiem darczyńcy (materiał zostanie udostępniony w niniejszej zakładce w 2015 roku).

4. Oszacowanie stanu opracowania i zdigitalizowania materiałów, które miałyby zostać udostępnione na potrzeby projektu i przekazanie informacji realizatorom projektu.

5. Ustalenie formy udostępnienia Archiwum Senatu lub Archiwum Prezydenta RP. Wybór miejsca, do którego nastąpi udostępnienie (kopie cyfrowe) lub przekazanie (oryginały) zbiorów i jego formę, pozostawiamy darczyńcy. Służymy pomocą przy wyborze drogi udostępnienia.

6. Formy udostępnienia

a) Sporządzenie kopii cyfrowych przez partnera i udostępnienie realizatorom projektu kopii

Partner zewnętrzny sporządza swoimi środkami kopie cyfrowe, zgodnie z parametrami technicznymi określonymi dla projektu. Jeżeli materiał został wcześniej zdigitalizowany, Archiwum Senatu / Archiwum Prezydenta RP przyjmie kopie cyfrowe w formacie, w jakim zostały sporządzone, jednakże zalecane są formaty ustalone przez realizatorów projektu (parametry dla digitalizacji poniżej).

Fizyczne przekazanie kopii cyfrowych z wybraną formą opisu na płycie CD/DVD, dysku przenośnym lub innym nośniku do jednego z realizatorów projektu.

b) Sporządzenie kopii cyfrowych przez realizatorów projektu z materiałów wypożyczonych przez partnera

Partner zewnętrzny udostępnia oryginały do sporządzenia kopii cyfrowych realizatorom projektu na zasadach wypożyczenia. Materiał zostaje przewieziony do Archiwum Senatu lub Archiwum Prezydenta RP i tam zdigitalizowany. Kopie zostają w Archiwum Senatu / Archiwum Prezydenta RP, oryginały wracają do partnera. Partner otrzymuje również cyfrową wersje wypożyczonych materiałów. Archiwum Senatu / Archiwum Prezydenta RP ponosi w takim przypadku odpowiedzialność za stan oryginałów na czas wypożyczenia i zobowiązuje się do zwrotu oryginałów w ustalonym terminie.

c) Przekazanie oryginałów materiałów przez partnera do Archiwum Senatu lub Archiwum Prezydenta RP

Partner zewnętrzny przekazuje oryginały materiałów na rzecz Archiwum Senatu / Archiwum Prezydenta RP w ramach projektu, w formie darowizny, depozytu lub innej. Materiał może zostać dostarczony do siedziby Archiwum Senatu / Archiwum Prezydenta RP przez darczyńcę lub odebrany przez realizatorów z miejsca wskazanego przez darczyńcę. Konieczne jest sporządzenie spisu materiałów przekazanych. Realizatorzy projektu udzielą w razie potrzeby wsparcia przy tworzeniu spisu materiałów.

Sposób i formy udostępnienia zbiorów przez partnerów projektu zostają ustalone zgodnie z sugestiami i możliwościami partnera. Bardzo chętnie wysłuchamy także propozycji innych sposobów realizacji współpracy w tym zakresie.

7. Opracowanie zbiorów

Sugerowane jest wstępne opracowanie zbiorów przez partnera. Realizatorzy projektu umożliwiają dwie metody opracowania zbiorów przez darczyńcę.

a) Z użyciem aplikacji „Hermes”.

Na portalu została udostępniona aplikacja, za pośrednictwem, której partner ma możliwość łatwego skatalogowania materiałów zgodnego z parametrami technicznymi i logicznymi bazy danych wykorzystanej do katalogowania i prezentacji zbiorów na portalu internetowym. Aplikacja zachowuje znamiona klasyfikacji zbiorów u partnera (sygnaturę, nazwę zespołu, źródło przechowywania) i generuje także opis w ramach „Archiwów Przełomu”. Informacjami na temat aplikacji, instrukcje obsługi i instalacji aplikacji znajdują się w zakładce: Zasoby/Aplikacja do katalogowania i opracowywania zbiorów „Hermes”.

b) Klasyczne opracowanie zbiorów (bez użycia aplikacji) i przekazanie kopii cyfrowych, zgodnie z założeniami parametrów dla digitalizacji ustalonych dla projektu, przy wstępnym opisie plików lub oryginałów.

Wyniki wstępnego opracowania należy przygotować w dokumencie tekstowym. Dokument powinien zawierać następujące informacje:

- nazwę podmiotu przekazującego materiał

- dane kontaktowe

- listę dokumentów z podaniem: nazwy/ tematu dokumentu, daty wytworzenia dokumentu lub innej daty identyfikującej dokument, nazwę zespołu/kolekcji w jednostce przekazującej, sygnaturę zespołu, jednostki/ dokumentu

- jeśli materiał to fotografie, prosimy o zidentyfikowanie również osób które występują na fotografii i podanie autora fotografii (jeżeli to możliwe)

- podobnie jak powyżej postępujemy z dokumentacja audiowizualną i eksponatami.

Prosimy o zastosowanie niniejszego standardu struktury katalogów i opisu plików przy udostępnianiu kopii cyfrowych:

- podmiot przekazujący cyfrowy materiał archiwalnych (np. Archiwum Państwowe w…., Biblioteka…., Uniwersytet….)

- zespół, kolekcja

- seria (jeśli taką strukturę ma zespół czy kolekcja)

- sygnatura jednostki archiwalnej, inwentarzowej (katalog, który zawierać będzie kolejne skany dokumentów).

Jeśli partner z określonych przyczyn nie może dokonać opracowania materiału zgodnie z zaproponowanymi powyżej formami, możliwe jest opracowania zbiorów przez realizatorów przy wsparciu merytorycznym partnera.

Wybór metody opracowania i skatalogowania zbiorów należy do Państwa.

8. Wypełnienie i przekazanie Zgoda instytucji/osoby prywatnej na udostępnienie kopii cyfrowych na potrzeby portalu internetowego projektu „Archiwa Przełomu 1989–1991”, wraz z załącznikiem do oświadczenia, tj. Spisem materiałów udostępnionych na potrzeby projektu „Archiwa Przełomu 1989–1991” i portalu www.archiwaprzelomu.pl. Formularz jest dostępny na portalu w zakładce O nas/Podstawowe informacje/ Formularze oraz u realizatorów projektu. W przypadku aplikacji HERMES druk generuje się automatycznie, wystarczy go wydrukować i podpisać.

9. Zweryfikowanie zawartości przysłanych materiałów od partnera przez Archiwum Senatu / Archiwum Prezydenta RP, wprowadzenie do bazy danych u realizatora opisów i skanów materiałów i po wyrażeniu zgody przez partnera na publikowanie – udostępnienie na portalu internetowym projektu w katalogu zasobów on-line w zakładce Zasoby/Katalog zasobow on-line, z zachowaniem zasad poszanowania źródła pochodzenia zbiorów i zgodnie z zasadami ochrony praw autorskich i danych osobowych.

10. Parametry dla digitalizacji zbiorów

Gromadzimy dokumentację, która ma pełnić funkcję kopii zabezpieczającej dla oryginału.

Dokument aktowy

TIFF

od 300 dpi

bez kompresji

8-bitowa skala szarości lub 24 bit RGB

Dokument fotograficzny

TIFF

pozytyw: od 300 dpi

negatyw: od 1200 dpi

bez kompresji