Baza danych Zeus jest autorską bazą partnera technicznego projektu. Od 2010 roku baza wykorzystywana jest jako główne narzędzie w realizacji projektu „Archiwa Przełomu 1989–1991” przez Archiwum Senatu. Od 2013 r. Zeus-em posługuje się Archiwum Prezydenta RP. Obie bazy zostały zsynchronizowane i pełnią obecnie funkcje jednego narzędzia. System wprowadzania danych do bazy został dostosowany do potrzeb Archiwum Senatu.
Baza Zeus służy do katalogowania i opracowywania dokumentacji przez pracowników Archiwum Senatu i Archiwum Prezydenta RP. Jest również miejscem, z którego następuje replikacja zbiorów do katalogu zasobów on-line portalu www.archiwaprzelomu.pl. Baza umożliwia opracowywanie zbiorów różnego rodzaju, począwszy od dokumentacji aktowej, poprzez fotografie, nagrania audio, nagrania wideo, a skończywszy na eksponatach.
Podstawowe terminy rządzące bazą danych Zeus
Baza opiera się na systemie tematów. Temat stanowi najwęższy składnik drzewa tematów. Drzewo tematów zostało podzielone na trzy kategorie:
- najszerszy to Oddział – określa zbiór tematyczny materiałów w przypadku projektu funkcjonuje jeden zbiór tj. Archiwa Przełomu
- następnie Grupa – hasło tematyczne przypisane do danego Oddziału
- oraz Podgrupa – hasło tematyczne w ramach danej Grupy
- Temat – końcowy element drzewa w ramach danej Podgrupy
Oddział, Grupa i Podgrupa pozwalają nam na łatwiejsze wyszukiwanie Tematu, dzięki związkom logicznym miedzy hasłami. Temat zaś jest elementem bazy, w którym realnie opracowujemy Jednostki i dzięki któremu klasyfikujemy zbiory materiałów.
Temat:
To zbiór materiałów o tej samej lub podobnej treści dotyczącej wydarzenia, cyklu wydarzeń, osoby, czasu, przedmiotu, problematyki. Np. Tematami będą:
- Manifestacje z udziałem środowiska akademickiego Uniwersytetu Jagiellońskiego (grupa wydarzeń o tej samej problematyce – manifestacje studentów Uniwersytetu Jagiellońskiego)
- Komitet Zakładowy NSZZ Solidarność Uniwersytetu Jagiellońskiego (konkretna organizacja, struktura)
- Archiwum Grażyny Anny Sztark (materiały związane z życiem i działalnością konkretnej osoby)
- Wspomnienia senatorów I kadencji (materiały związane z grupą określonych osób – spoiwem tematu jest rodzaj, technika wykonania materiału, czyli wywiad)
- Plakaty i druki ulotne z kampanii wyborczej w województwie przemyskim, z wyborów do Sejmu i Senatu PRL (spoiwem jest konkretne wydarzenie, osadzone w czasie – wybory i rodzaj, metoda wykonania materiałów – plakat, ulotka)
- Wybory do Sejmu i Senatu PRL na terenie województwa częstochowskiego, 1989 r. (wydarzenie, miejsce, czas)
Im Temat bardziej zawężony kryteriami, tym lepiej. Jeżeli materiałów na dany temat jest dużo i jesteśmy w stanie pogrupować materiały na tematy poboczne, warto zastanowić się nad podziałem naszego Tematu.
Technicznie Temat to zbiór Jednostek lub jedna Jednostka. Struktura Tematu może być różna i może stanowić kompilacje Jednostek:
TEMAT =
-1 JEDNOSTKA
- ZBIÓR JEDNOSTEK
CZYLI 1 TEMAT MOŻE ZAWIERAĆ:
- 1 JEDNOSTKĘ AKTOWĄ LUB ZBIÓR JEDNOSTEK AKTOWYCH
- 1 JEDNOSTKĘ AUDIO LUB ZBIÓR JEDNOSTEK AUDIO
- 1 JEDNOSTKĘ VIDEO LUB ZBIÓR JEDNOSTEK VIDEO
- 1 JEDNOSTKĘ FOTO LUB ZBIÓR JEDNOSTEK FOTO
- 1 EKSPONAT LUB ZBIÓR EKSPONATÓW
- 1 JEDNOSTKĘ LUB ZBIÓR JEDNOSTEK MIESZANYCH
- KOMPILACJĘ JEDNOSTEK: AKTOWYCH, AUDIO, VIDEO, FOTO, EKSPONAT , MIESZANYCH
UWAGA! Jednostka mieszana to taka, w której występują różne rodzaje Dokumentów, a nie tylko jeden. W bazie danych Zeus znajdziemy Jednostki gdzie wystąpią tylko Dokumenty aktowe, lub tylko Dokumenty audio, ale również znajdziemy Jednostki, w których wystąpią obok Dokumentów aktowych również Dokumenty audio, video itp.
Okno z listą Tematów w bazie danych Zesus Okno edycji Tematu w bazie danych Zeus
Jednostka:
To część składowa Tematu. Zbudowana jest z Dokumentów. W jej skład może wchodzić jeden Dokument lub zbiór Dokumentów. W zależności od rodzaju Dokumentów Jednostki możemy podzielić na:
JEDNOSTKĘ AKTOWĄ (teczka)
JEDNOSTKĘ AUDIO (1 nagranie audio)
JEDNOSTKĘ VIDEO (1 nagranie video)
JEDNOSTKĘ FOTOGRAFICZNĄ (1 fotografia)
JEDNOSTKĘ JAKO EKSPONAT
JEDNOSTKĘ MIESZANĄ
Budowa Jednostki:
JEDNOSTKA =
- 1 DOKUMENT AKTOWY LUB ZBIÓR DOKUMENTÓW AKTOWYCH
- 1 NAGRANIE AUDIO LUB ZBIÓR FRAGMENTÓW TEGO SAMEGO NAGRANIA AUDIO
- 1 NAGRANIE VIDEO LUB ZBIÓR FRAGMENTÓW TEGO SAMEGO NAGRANIA VIDEO
- 1 FOTOGRAFIA
- 1 EKSPONAT LUB ZBIÓR OBRAZÓW TEGO SAMEGO EKSPONATU
Okno edycji Jednostki aktowej w bazie danych Zeus
Okno edycji Jednostki fotograficznej w bazie danych Zeus
Okno edycji Jednostki audio w bazie danych Zeus
Dokument:
Najwęższa forma klasyfikacji materiałów, część składowa Jednostki. Zgodnie z ogólnymi definicjami: rzeczowe świadectwo jakiegoś zjawiska sporządzone w formie właściwej dla danego czasu, miejsca i osoby.
Będziemy tu mieli do czynienia z Dokumentem:
DOKUMENT AKTOWY – dokument piśmienniczy, np. rękopis, druk, książka, czasopismo
DOKUMENT FOTOGRAFICZNY – dokument niepiśmienniczy
DOKUMENT AUDIO – dokument audialny, np. taśma i płyta dźwiękowa – nagranie audio, fragment nagrania audio,
DOKUMENT WIDEO – dokument audiowizualny, np. film – nagranie wideo, fragment nagrania wideo,
DOKUMENT JAKO EKSPONAT – szczególna forma dokumentu, zaliczana do dokumentów wizualnych, niepiśmienniczych, w aplikacji stanowi odrębny rodzaj dokumentu. W projekcie założono, że wszelkie dokumenty niepiśmiennicze (plakaty, ulotki, plany, znaczki) będą opisywane również jako eksponaty.
Rodzaje dokumentów w bazie danych:
DOKUMENT =
- DOKUMENT AKTOWY – 1 STRONA LUB ZBIÓR STRON
- DOKUMENT AUDIO – 1 NAGRANIE AUDIO LUB 1 FRAGMENT ZE ZBIORU FRAGMENTÓW TEGO SAMEGO NAGRANIA
- DOKUMENT VIDEO – 1 NAGRANIE VIDEO LUB 1 FRAGMENT ZE ZBIORU FRAGMENTÓW TEGO SAMEGO NAGRANIA
- FOTOGRAFIA – 1 FOTOGRAFIA
- EKSPONAT – OBRAZ EKSPONATU LUB JEDEN Z OBRAZÓW TEGO SAMEGO EKSPONATU
UWAGA!
Teczka aktowa to zawsze 1 Jednostka, ale nie zawsze 1 Dokument
1 fotografia to zawsze 1 Jednostka i 1 Dokument
Nagranie audio to zawsze 1 Jednostka, ale nie zawsze 1 Dokument
Nagranie video to zawsze 1 Jednostka, ale nie zawsze 1 Dokument
Eksponat to zawsze 1 Jednostka, ale nie zawsze 1 Dokument
Plik:
Kopia cyfrowa dokumentu, niezmienne odwzorowanie elektroniczne zawartości dokumentu oryginalnego niezależnie od nośnika informacji.
Od 2015 roku będą prowadzone prace nad przebudową bazy danych Zeus. Obecny system pozwala na szczegółowy opis na poziomie jednostki. Zmierzamy do opracowywania poszczególnych dokumentów.
Jednocześnie próbujemy zmienić tak Katalog zasobów on-line, aby użytkownik otrzymywał wynik w postaci dokumentu, a nie tylko jednostki z dokumentami.